Sinubukan namin ang digital na transformasyon sa back office.

Madalas mong naririnig ang terminong "digital transformation" nitong mga nakaraang araw, hindi ba?
Bilang isang kamakailang nauuso na keyword, ang terminong "DX" ay makikita kahit saan sa mga trade show na may kaugnayan sa IT.
Ayon sa kahulugan ng Ministry of Economy, Trade and Industry, ang terminong "DX" ay tumutukoy sa "mga kompanyang tumutugon sa mabilis na pagbabago sa kapaligiran ng negosyo sa pamamagitan ng paggamit ng datos at mga digital na teknolohiya upang baguhin ang mga produkto, serbisyo, at modelo ng negosyo batay sa mga pangangailangan ng customer at lipunan, habang binabago rin ang kanilang mga operasyon, organisasyon, proseso, at kultura at klima ng korporasyon upang magtatag ng isang kalamangan sa kompetisyon."

Parang sopistikado, 'di ba?! Pero sa totoo lang, maraming pagkakataon kung saan sinasabi ng mga kumpanya na sumasailalim sila sa DX (Digital Transformation) pero hanggang digitalization at implementasyon lang ng IT ang nararating.
Sa kasalukuyan, ang terminong "DX" ay ginagamit nang mali bilang isang nauuso na keyword sa marketing.
Sa totoo lang, sumabay na rin ang aming kumpanya sa uso! Simula ngayong taon, seryoso na kaming nagtatrabaho sa DXing ng aming mga back-office operations.
Kahit ang aming kumpanya ay maaaring nasa antas pa lamang ng digitalisasyon at implementasyon ng IT... Gayunpaman, naniniwala kami na ang lubusang pagpapatupad ng mga pagbabagong ito ay hahantong sa isang kalamangan sa kompetisyon, kaya ginamit namin ang terminong "DX" dito.

Dahil karaniwan kong humahawak ng mga back-office operations (labor at accounting), bahagi ako ng team na nagtutulak sa back-office DX transformation (lol).
Bagama't dati na kaming nagsagawa ng mas maliliit na inisyatibo tulad ng pag-digitize ng tax filing, sa pagkakataong ito ay nagpasya kaming harapin ang hamon sa buong kumpanya sa pamamagitan ng pagpapakilala ng isang bagong sistema ng pamamahala ng pagdalo.
Sa pagkakataong ito, nais kong ibahagi kung anong uri ng mga malikhaing ideya ang ginamit namin upang isulong ang inisyatibong ito, at kung anong mga pagbabago ang naganap sa loob ng kumpanya.

Kaligiran ng DX

Nang magdesisyon kaming ipatupad ang isang sistema ng pamamahala ng oras at pagdalo bilang bahagi ng aming digital na pagbabago, ang aming motibasyon ay "estratehikong pamamahala ng yamang-tao."
Sa nakalipas na dalawa o tatlong taon, ang aming kumpanya ay mayroong isang executive officer na namamahala sa human resources (pangunahin ang recruitment), at sa halip na isang pabago-bagong plano sa recruitment batay sa palagay na "kailangan naming kumuha ng mga empleyado dahil kulang kami sa mga tauhan," bumuo kami ng isang pangitain,Pagpapakilala ng "estratehikong pamamahala ng tauhan" alinsunod sa plano ng negosyo.Pino-promote namin ito.
angUpang maipatupad ang "estratehikong pamamahala ng yamang-tao," naging kinakailangan na tumpak na maunawaan ang mga gastos sa tauhan at ang produktibidad ng bawat indibidwal.Ganito nga ang kaso.

Mga paghahanda bago ang operasyon

Bago ipatupad ang sistema, nagkaroon kami ng ilang pagpupulong kasama ang isang sertipikadong social insurance at labor consultant.
Depende sa kompanya, ang sistema ng pamamahala ng pagdalo ay maaaring sumasalungat sa trabaho ng isang abogado sa paggawa at seguridad panlipunan, kaya makabubuting kumonsulta (o magtanong!) muna upang matiyak ang maayos na proseso.
Kapag nagpapakilala ng isang sistemaAng unang pag-setup ay kinabibilangan ng maraming aspeto na may kaugnayan sa mga batas sa paggawa, kaya ipinapayong kumonsulta sa isang abogado sa paggawa at seguridad panlipunan.Inirerekomenda kong gawin iyon.
Bukod pa rito, bilang miyembro ng pangkat ng promosyon,Kailangan nating turuan ang lahat kung paano ito gamitin, kaya magsasagawa muna tayo ng pagsubok.Ginawa rin namin iyon.

Mga inobasyon para sa paglulunsad ng mga operasyon

Hindi maiiwasang lumitaw ang mga tanong at problema sa sandaling magsimula ang mga operasyon.
Nagpasya kaming maghanda nang maaga upang lumikha ng isang kapaligiran na magbibigay-daan sa amin upang mabilis na malutas ang mga isyung iyon.

① Nakatuon na silid-chat
Mahalaga ang paglikha ng isang kapaligiran kung saan komportable ang mga tao na magtanong.Iyon na.
Ang paggamit ng chat ay nagbibigay-daan sa mga empleyado na magtanong at sumagot sa mga tanong sa kanilang sariling kaginhawahan, at ang katotohanan na ang mga palitang ito ay maaaring agad na ibahagi sa lahat ng empleyado ay lubos ding maginhawa.
Ang seksyong ito ay nagtitipon ng impormasyon mula sa pangkat ng proyekto, pati na rin ng mga sesyon ng Tanong at Sagot at iba pang mga palitan ng impormasyon.Napagpasyahan kong gawin ito.

② Pagbabahagi ng mga patakaran sa operasyon sa pamamagitan ng wiki ng kumpanya
Sa aming kumpanya, gumagamit kami ng internal wiki upang makaipon at makapagbahagi ng iba't ibang uri ng kaalaman sa loob ng organisasyon.
Gumawa kami ng draft ng mga patakaran sa pagpapatakbo batay sa mga pag-uusap sa chat room, ngunit habang aktwal na ipinapatupad namin ang mga ito, hindi maiiwasang magkakaroon ng mga pagbabago at pagdaragdag sa mga patakaran.
Kaya,Inilalathala at ibinabahagi namin ang mga na-update na patakaran sa aming panloob na wiki upang maunawaan ito ng sinuman.Ginawa ko.
Sa paggawa nitoMaaari rin itong gamitin bilang manwal kapag may mga bagong miyembrong sumali sa kompanya.lata.

Ang presensya ng mga kasama

Kasama sa nagtutulak na puwersa ako at ang isa pang maaasahang kasamahan.
Ito ang executive officer na namamahala sa human resources na nabanggit kanina!
Ang pamamahala ng pagdalo ay direktang nauugnay sa mga gastos sa tauhan (mga suweldo).
Kaya naman, madalas akong hindi sigurado sa desisyon,Ang pagkakaroon ng mga miyembro ng koponan na kayang gumawa ng mga desisyon sa negosyo ay nakakabawas sa oras na ginugugol sa "paghihintay para sa isang desisyon."Nagawa ko naman.
Kapag nagsasagawa ng mga bagong inisyatibo o nagpapakilala ng mga bagong sistema sa buong kumpanya, inirerekomenda namin na isama ang mga indibidwal na maaaring gumawa ng mga desisyon sa pamamahala at aprubahan ang mga ito bilang bahagi ng pangkat.
Kapag may mga bagay na hindi mapagdesisyunan ng isang empleyado, o mga aspeto kung saan sila ay may tendensiyang mag-alinlangan, ang pag-asa sa mga ito ay nagbibigay-daan sa atin upang umusad nang maayos.
Sa aming kumpanya, mayroong malapit na ugnayan sa pagitan ng mga empleyado at mga ehekutibo, at ang pagkakaroon ng mga kasamahan sa proyekto ay nakatulong sa akin na makaramdam ng pag-iisa.
Dahil aabutin ng panahon bago ito ganap na maipatupad,Maghanda nang may pokus at sa maayos na bilis.Iyan ang mahalagang punto.
Dahil kasali ako sa proyektong ito habang humahawak din ng iba pang mga tungkulin, sa palagay ko kung ako lang mag-isa ang nagtatrabaho dito, maaantala sana nang ilang buwan ang paglulunsad.

Sa wakas, sinisimulan na namin ang operasyon kasama ang lahat.

Ginamit namin ang pulong sa umaga ng buong kumpanya para magbigay ng anunsyo sa lahat ng empleyado.
Una,Ipapaliwanag namin sa lahat ang layunin ng pagpapatupad nito.。
Pagkatapos, ipinaliwanag ko sa lahat na kailangan ko ang kanilang kooperasyon (pagpasok at pag-alis, pag-aaplay para sa overtime at maagang pagsisimula, at pagkuha ng pag-apruba mula sa kanilang mga superbisor), at nagbigay ako ng lektura batay sa mga tuntunin sa operasyon at mga manwal ng operasyon na nai-post ko sa wiki ng kumpanya.
Ang sistema ng pamamahala ng pagdalo na aming ipinakilala sa pagkakataong ito ay ang karaniwang sistema ng time card. Marahil dahil dito, nabigla ako sa dami ng mga partikular na tanong na lumitaw, tulad ng, "Paano ko haharapin ang sitwasyong ito sa sarili kong iskedyul sa trabaho?" Ang mga tanong na ito ay nagbigay-daan sa akin upang masukat ang antas ng pag-unawa ng lahat, at nadama ko na ang pulong sa umaga ng buong kumpanya ay isang magandang unang hakbang sa pagtataguyod ng sistema.
Ang mas ikinatuwa ko pa ay ang isa sa mga empleyado ay kusang nagsama-sama ng mga Q&A session mula sa morning meeting papunta sa wiki ng kumpanya.
Ang ganitong uri ng kooperasyon ay tunay na pinahahalagahan ng mga miyembro ng pangkat ng proyekto.
Ang pilosopiya ng aming kumpanya ay "lumikha ng mga ngiti," at tiyak na nakatulong ang empleyadong iyon sa paglikha ng aking ngiti!

Pagkatapos talaga itong simulang gamitin

① Agarang tugon sa tanong
Nang gumana na ang sistema, maraming tanong at problema ang nagsimulang lumitaw... (pinapawisan)
Nagsagawa na kami ng iba't ibang mga inisyatibo noon, ngunit ngayon lang kami nakakita ng ganito karaming mga tanong o ganito kataas na antas ng interes noon.
Dahil may kinalaman ito sa mga suweldo (kabilang ang overtime), nadama kong lahat ay kumikilos nang maagap at nakikilahok sa inisyatibong ito na parang sarili nilang responsibilidad.
Lalo lamang nitong pinatindi ang pakiramdam ng pagkaapurahan para sa amin, ang mga miyembro ng promotion team. Sa kabilang banda, nadama ko rin ang aking sarili na sana ay palagi silang maging ganito ka-proactive.
Dito,Sagutin ang tanong sa lalong madaling panahon.Sinikap kong tandaan iyon.
Dahil nagpakita na sila ng interes at nakikilahok, kung humupa ang sigasig na ito, hindi na natin maipagpapatuloy ang digital transformation ng ating back office.

② Gawing ugali ang pag-obserba ng oras
Dahil hindi regular na bahagi ng kanilang rutina sa umaga ang pagpasok, maraming tao ang nakakalimutang pumasok!
Kami, ang mga miyembro ng pangkat ng promosyon, ay naisip na ito ay isang medyo hindi sopistikadong pamamaraan,Ipapadala ang mga alerto sa mga miyembrong nagtatrabaho nang malayuan sa pamamagitan ng chat.Paglabas,Batiin ang mga miyembrong pupunta sa opisina.Naglibot-libot ako habang ginagawa iyon.
Ang ganitong mapanghimasok na pag-uugali ay maaaring maging nakaka-stress kung magpapatuloy ito araw-araw,Naglagay ako ng karatula sa pinto ng kompanya na nagsasabing "Time Stamping".Ginawa ko rin.
Isa itong napaka-analog na pamamaraan, malayong-malayo sa digital transformation (DX)...
bukod pa rito,Kailangan nating malinaw na ipaliwanag ang mga kahihinatnan ng pagkalimot sa pag-clock in at out.Ginawa ko.
Dahil kakailanganin naming ayusin ang oras ng trabaho mamaya, mauubos nito ang oras ng aking superbisor, na siyang namamahala.。
Dahil sa mga gawaing ito na laganap at praktikal, nagsimula nang magtawagan at mag-alala ang ating mga miyembro!
Inaasahan namin na aabutin ng halos dalawang buwan bago tuluyang magamit ang sistema, ngunit dahil sa kooperasyon ng lahat, nailunsad namin ito nang mas maaga kaysa sa inaasahan.

Mga nakuhang kaalaman mula sa proyektong ito ng pagpapatupad ng sistema ng pamamahala ng pagdalo

Kung isasaalang-alang mo lamang ang mungkahi na hikayatin ang mga empleyado na pumasok, maaaring magmukha itong isang paraan ng pagpapabuti na medyo mababa ang antas, ngunit sa katunayan, mayroon din itong ilang pangalawang benepisyo.
Ang unang pakikipag-ugnayan ay humantong sa mga hindi inaasahang positibong epekto, tulad ng mas mahusay na komunikasyon sa loob ng kumpanya.
Halimbawa, bagama't ang lahat ay nakukumpleto online sa pamamagitan ng sistema, ang mga pagpupulong ng departamento sa umaga at gabi ay ginagamit na ngayon upang ibahagi ang progreso ng trabaho at magsumite ng mga kahilingan para sa overtime, na nagbibigay-daan sa amin upang magkaroon ng mas tumpak na pag-unawa sa sitwasyon ng aming mga kasamahan sa parehong departamento, na isa sa mga nagawa.
kamakailan lamang,Kapag nalaman mong maraming overtime ang ginagawa ng mga kasamahan mo, natural lang na magpakita ka ng pag-aalala at simulan ang komunikasyon tulad ng, "Ayos ka lang ba?"Ganito nga ang kaso.
Kapag may mga bagong miyembro kaming sasali sa team, plano naming magbigay sila ng lecture kung paano gamitin ang attendance management system at ang mga patakaran nito sa loob ng departamento.
Naniniwala ako na ang pagpapaliwanag sa iba ng ating ginagawa ay magpapalalim ng kanilang pag-unawa, at ang pagpapalakas ng interaksyon sa loob ng departamento ay hahantong sa mas maayos na komunikasyon!

Sa pagtataguyod ng sistemang ito ng pamamahala ng pagdalo,Proyekto para sa pagpapatupad ng kagamitan sa pamamahala ng proyektoMalaking tulong iyon.
Ang pinuno ng proyekto, marahil ay batid ang mga kahirapang kaakibat ng implementasyon at promosyon, ay naging lubos na nakikipagtulungan sa pagkakataong ito.
Ang pagpapakilala ng isang bagong sistema ay nangangailangan ng malaking pagsisikap.
Kabilang sa kanila,Ang susi ay ang paglikha ng isang sistema na kinabibilangan ng masusing paghahanda, pagbabahagi ng layunin, pagtitipon ng mga opinyon ng lahat upang matukoy ang mga isyu at gumawa ng mga pagpapabuti nang hindi agad naghahangad ng perpeksyon, at pagkatapos ay gawing nakagawian ang mga pagpapabuting ito.Ganoon talaga ang nararamdaman ko.

Ngayon, habang naitatag ang sistemang ito ng pamamahala ng pagdalo sa loob ng kumpanya, malamang na mas bibilis ang pamamaraang "estratehikong yamang-tao" na nabanggit sa simula.
Kung gusto mong palawakin ang laki ng iyong kumpanya, dagdagan ang produktibidad, o pagbutihin ang kakayahang kumita, sa palagay ko ay madalas na napapabayaan ang pagpapadali ng mga operasyon sa back-office.
May tendensiya itong ipagpaliban, hindi ba?
Ang mga datos na nakuha mula sa accounting at pamamahala ng paggawa ay mahahalagang salik para sa paggawa ng desisyon sa negosyo.Iyon ay dahil.