会社の情報を集積する社内wikiの活用
会社の情報はまさにカオス…
会社にはあらゆる情報がありますが、どのように管理していますか？
それがデータファイルであれば、名称ルールなどを定めて、クラウドに保存・・・という方法もあるでしょう。
ところが、「会社が持っている情報はデータファイルだけでは無い」と考えたことはありませんか？
例えば、会社のWi-Fiパスワードがわからなくなって、何度も聞いたという経験はありませんか？
こうした情報を含めると、会社は大小様々ですが、膨大な情報を持っています。
“らしさ”、価値観、風土といった情報
会社が大切にしていること、例えば「理念」というを明文化している企業は少なくありません。
では、その説明や成り立ちについてしっかり説明していますか？
社長室の壁に掲げてあるだけでは浸透しません。
理念に代表される企業の価値観も大切な情報のはずですが、案外具体的には共有されていないものです。
価値観こそブレなく共有すべきものですから、明文化しておきたいところです。
社内wikiには、会社が大切にしていること（理念やビジョンなど）を掲載しておくことをおすすめします。
検索すればすぐに出てきますから、忘れても一安心です。
知られず、記憶に残らず、流れてしまう大切な情報
社内でチャットを使ってコミュニケーションを取る企業も多いと思います。
あるスタッフが質問すると、有益な回答がすぐ得られたりと便利ですよね。
ただ、その有益な回答がその瞬間に役割を終えて、チャットの波に埋もれてしまうという点です。
いつか、再びこの回答が役立つことがあるかもしれませんが、肝心の回答がチャットにあるというのは、やり取りを見ていた人しか知らないです。
そして、何度も同じ内容をチャットで尋ねることになります。
そうしたチャットで流れてしまう情報（回答）もまた、社内wikiに登録することで、社内wikiを検索すれば簡単に出会うことができます。
インナー・ブランディングにも効果的
新入社員向け教育にも最適
新しくスタッフが加わるたびに、繰り返す説明があります。
そんな情報は社内wikiにまとめて、入社前や入社当日に一読しておいてもらうと便利です。
例えば、「出張した際の交通費の精算はどうすればいいんだろう？」と思ったとき、誰に確認すべきことか新入社員にはわかりません。もちろん遠慮もあるでしょう。
そこで、社内wikiの登場です。検索すれば、交通費の精算についても記載があり、誰に頼れば良いのかも一目瞭然というわけです。
また、教育という点では、中間管理職にとっても社内wikiが一つの教材になるので、社内wikiを開いてもらいながら教育することができます。
結果、ブレのない、一貫性のある教育、経営の実現につながります。
インナー・ブランディング的活用について
教育に一貫性が出ることでインナー・ブランディングに大きな効果が期待できます。
コンテンツを工夫することでさらにその効果は高まりますが、その企業が目指すビジョンや社風によっても異なります。
私たちは、
・創業から今までのストーリー（経営者の自伝的なもの）
・理念、ビジョン、指針などの大切にしていること
を膨大な文字数で説明しています。
業務に関わることも随時掲載し、アップデートしています。
結果的に「膨大な文字数」になったのですが、これ自体は私たちにとってのブランディングになっており、お客様から興味・関心を持ってもらっています。
社内wikiに使えるツール
Slite
私たちはsliteというwikiツールを使っています。
社内wikiとして必要最低限の機能が実装されていて、操作門簡単なのでおすすめです。
他にも似たようなツールはたくさんありましたが、分かりやすいUIと見た目の印象で決めました。
Google workspaceなどのオンラインドキュメントはURLを添付して必要な情報へ誘導しています。
社内に関する情報についての目次や検索ツール代わりに活用しています。
またスマホアプリもありますから、手帳代わりに携帯することができるので便利です。
Google workspace
多くの企業で使われているGoogle workspaceは強力な検索機能もありますから、しっかりとルールを決めて運用していけば社内wikiとしても使えると思います。
私たちの場合、Google workspaceをG Suiteの頃から数年にわたって活用していました。
結果、Google workspace内も情報整理が十分になされていない混沌とした状態になっていたのです。
そうした事情と気軽に更新できるかどうか、スマホで使ってみたときにどうか、などを考えたとき、wikiに特化したツールの方が向いていると考えました。
私たちは、導入前に５つほどのツールに絞ってテスト運用してみました。
その当時と比較すると、社内wikiのツールは増えているように思います。（特に国産のツールが増えている印象です）
高機能もものもあり、魅力を感じましたが、導入の目的を考えると、まずは基本的な社内wikiとしての機能があれば十分でした。
それ以上複雑になると利用者であるスタッフがストレスに感じると考えました。
実はこれが一番のポイントで、スタッフ側からすると「また新しいことを覚えないといけない」というやらされ感が発生しますので、機能、見た目ともにわかりやすくシンプルで直感的に使えるツールを選びました。
皆さんの組織がどんな目的で社内wikiをはじめるのか、その目的を達成するために必要な機能はなにか？などをしっかりと整理して、最適と思われるツールを使ってることをおすすめいたします。
積み上げてきた会社の歴史を同じ分だけ情報があるはずですが、それは視認できるものではありません。
例えば、決算書のように紙の書類であれば、10年だったら10年分の歴史を視覚的にも感じられるでしょう。
前述のように重要だけど視認できずにぼんやりしている情報については、変遷とともにスクラップする感覚で社内wikiにためていくことをおすすめします。
また、こうした取り組み自体は企業のBRANDING（ブランディング）に一役買うことになりますので、おすすめです。
