Minsan-minsan, magkaroon tayo ng mas 'relaxed' na pagtitipon sa umaga.

Mga Pagninilay sa Organisasyon ng mga Pagtitipon sa Umaga

Bawat Lunes, nagpapalitan ang aming mga kawani sa pag-oorganisa at pagsasagawa ng umagang pagpupulong para sa buong kumpanya.
Sa post na ito, nais kong ibahagi ang ilan sa mga gawi na ipinatupad namin sa aming kumpanya tungkol sa mga karaniwang bitag sa mga pagpupulong sa umaga.

Ang mga pagtitipon sa umaga ay nagiging mas at mas pormal…

Marahil dahil ginaganap ang aming pang-kompanyang pagpupulong sa umaga sa simula ng linggo, kadalasan ang mga tinalakay ay may kinalaman sa aming pang-araw-araw na trabaho; gayunpaman, kapag tumagal na ito, kapag ako na ang nangunguna sa pagpupulong, napapansin kong naiisip ko, 'Sa tingin ko, mas mabuting manatili na lang sa mga paksang may kinalaman sa trabaho, sa huli…'

Iniisip ko na may ilang kumpanya na nagkakaroon ng mga pagpupulong sa umaga, pero hindi mo ba napapansin na unti-unti silang nagiging pormal at nakakasakal?
Walang masama sa paglikha ng kaunting tensiyong kapaligiran, pero kung sobraan mo ito, baka isipin ng mga tao, 'Ayaw ko ng umagang pulong dahil pakiramdam ko ay parang lektura ito.'
Siyempre, tiyak na may ilang pinuno ng negosyo na iniisip, 'Iyan ang kahulugan ng mga pagpupulong sa umaga! Sumigaw nang malakas sa unang bahagi ng umaga…'
Siyempre, kung malinaw ang layunin at nagbubunga ito ng mga resulta, walang anumang problema.

Pagbabalik sa layunin ng pagtitipon sa umaga

Siyanga pala, paano natin itatakda ang mga layunin para sa ating mga pagpupulong sa umaga?
Ayon sa panloob na wiki, ito ay...

...o sabi nila.

Layunin 1: Pagpapalaganap ng paggamit ng panloob na wiki
Layunin 2: Magkilala sa isa't isa at maging isang mahusay na koponan
Layunin 3: Operasyonal na komunikasyon

Alinsunod sa mga layuning ito, pinaplano at isinasagawa ng aming kumpanya ang mga pagpupulong tuwing umaga.

Ang panloob na wiki ay isang plataporma na pinagsasama-sama ang iba't ibang patakaran ng kumpanya (kabilang ang kung paano itatapon ang basura), at idinisenyo upang sa pamamagitan ng paghahanap dito, malaman mo ang lahat ng uri ng impormasyon—mula sa pilosopiya at kasaysayan ng kumpanya hanggang sa kung paano mag-aplay para sa bayad na bakasyon.

 

Mangyaring sumangguni sa artikulong nasa ibaba para sa mga detalye ng aming mga inisyatiba tungkol sa mga pagpupulong sa umaga at sa panloob na wiki.

Paggamit ng mga Umagang Briefing para sa Buong Staff sa Panloob na Pagba-brand

Ano ang 'internal wiki', at bakit ito inirerekomenda para sa panloob na pagba-brand?

Ano ang nagpaparamdam dito na napaka-pormal?

Marahil maraming salik ang nakakaapekto rito, ngunit sa palagay ko nakasalalay ito nang malaki sa sikolohikal na kalagayan ng tatanggap (lahok).

Halimbawa, kapag nasa ilalim ka ng matinding presyon para matugunan ang takdang oras at sobrang abala ka, kapag nararamdaman mo ang bigat ng presyon para maabot ang iyong mga layunin, o kapag pagod ka na sa pagharap sa mga reklamo ng mga customer—sa ganitong kalagayan ng isip, wala kang kakayahang dumalo sa pagpupulong sa umaga.
Pagkatapos ng lahat, palagi kong iniisip ang trabaho.
Sa ganitong sitwasyon, kung unang-una mong makita sa Lunes ng umaga ay mga paksang may kinalaman sa trabaho, hindi ka ba mag-iisip, 'Tama na, ayoko nang makinig pa…'?

Tulad ng maikling nabanggit ko sa simula, kapag araw-araw nating pinag-uusapan ang mga bagay na may kinalaman sa trabaho, likas sa masigasig na mga Hapon na hindi maiiwasang maramdaman na 'ang usapan ay dapat tungkol sa trabaho'.
Kaya, kahit iwan mo lang ito kung ano ito, natural na magiging mas seryoso ang nilalaman at unti-unting magkakaroon ng mas pormal na tono.
Siyempre, nakadepende ito sa kultura ng kumpanya.

Bilang resulta, unti-unting nagiging mas malungkot at padalos-dalos ang pagtitipon sa umaga...

Subukan nating baguhin ito nang kaunti♪

Tulad ng nabanggit kanina, ang layunin ng aming mga pagpupulong sa umaga ay upang 'Ang pagpapakilala sa isa't isa at pagiging isang mahusay na koponanMay isang bagay na tinatawag na...

Sa katunayan, ginagamit namin ang mga pagkakataong ito upang magkilala sa isa't isa, maging sa pamamagitan ng pag-iinterbyu sa mga kawani mula sa ibang departamento o sa mga nakatatandang kasamahan, o sa pamamagitan ng pagpapakita ng mga nagawa ng mga bagong kawani.
Gayunpaman, bahagi rin ito ng trabaho—sa madaling salita, bahagi at di-separable ng gawain.
Siyempre, totoo na ang mga inisyatiba tulad nito ay nakatulong sa pagpapalalim ng pag-unawa sa pagitan ng mga katrabaho na bihira kong nakakasalamuha nang direkta sa trabaho.

Kaya, ano ka naman kapag hindi ka nasa trabaho?

Siyempre, bagaman ang mga kawani na magkasundo ay maaaring magkuwentuhan tungkol sa kanilang pribadong buhay, sa trabaho ay karaniwang nakatuon ang usapan sa mga bagay na may kinalaman sa trabaho. Lalo pa itong totoo kapag naging abala.
Hindi mo ba napapansin na kahit sa sarili mong kumpanya, madalas ay hindi talaga magkakilala ang mga tao?
'Oh! Kaya may ganoong libangan ka pala?!' ang sigaw ko nang may pagkamangha.

Kaya naisip ko kung may paraan para maipakita ang ibang panig ng bawat isa—higit pa sa trabaho—at nagpasya akong mag-organisa ng isang umagang pagtitipon para sa buong koponan.
Sa ganoong kaso, wala itong kinalaman sa trabaho, at magiging mas impormal ito.

Kaya,

Mangyaring ikwento sa amin ang iyong mga libangan at kung ano ang kasalukuyan mong kinahihiligan.

Tinanong ko,
Bago ang pagtitipon sa umaga, hiniling namin sa lahat na magpadala ng maikling komento tungkol sa kanilang mga libangan o kasalukuyang interes, kasama ang kaugnay na larawan. Pagkatapos ay pinagsama-sama namin ang mga ito, gumawa ng simpleng disenyo tulad ng ipinapakita sa ibaba, at ibinahagi ito sa lahat.

Dahil ito ay tungkol sa aking mga libangan at kasalukuyang interes, ang nilalaman ay walang kaugnayan sa aking trabaho.
Sigurado akong magaan din ang takbo para sa mga nakikinig sa pagtitipon sa umaga.
(Bagaman mabait silang tumulong sa pamamagitan ng pagpapadala ng mga larawan nang maaga, sa kabila ng kanilang pagiging abala)

Bilang resulta, nakasilip kami ng isang bahagi ng aming mga kasamahan na hindi pa namin nakikita dati, at nakatanggap kami ng positibong puna na nagsasabing, 'Napakasarap nito.'
Bukod pa rito, kusang lumilitaw ang mga pag-uusap tungkol sa paksa pagkatapos ng pagpupulong sa umaga, na humahantong sa ibang uri ng komunikasyon kaysa sa karaniwan.

Isang simpleng inisyatiba lang ito, pero inirerekomenda ko ito dahil nakakatulong itong gawing mas magaan ang pormal na atmospera ng pagpupulong sa umaga at nagbibigay-daan para mas makilala mo ang iyong mga katrabaho.

Pag-uulit gamitin ang nilalaman mula sa umagang asembliya

May sangay ang aming kumpanya sa Pilipinas (na dalubhasa sa IT outsourcing), at ibinahagi rin namin sa aming mga kawani doon ang mga tinalakay sa pagpupulong ngayong umaga.

Hindi pamilyar ang mga miyembrong Pilipino sa maraming miyembrong Hapon.
Dahil nagtutulungan tayo sa ganitong kalagayan, ibig sabihin ay nagkakausap tayo nang hindi talaga gaanong kilala ang isa't isa.
Maaaring hindi na kailangang sabihin, ngunit kapag nakikipagkomunikasyon sa Ingles—isang wikang hindi sanay ang isa—karaniwan nang hindi sinasadyang magdulot ng hindi pagkakaunawaan o magdulot ng stress sa magkabilang panig.
Kung wala tayong alam tungkol sa isa't isa, hindi ba lalo lang itong magpapalala ng stress?

Sa pamamagitan ng pagbabahagi ng nilalamang ito, layunin naming tulungan ang mga tao na makilala ang aming mga miyembrong Hapon, palakasin ang pakikipag-ugnayan sa aming mga miyembrong Pilipino, at magtaguyod ng pakiramdam ng pagiging malapit.
Hindi ko sa tingin na maraming tao ang hindi interesado sa mga banyagang kultura at kaugalian.
Ganoon din sa mga Pilipino; nakakatuwa sa kanila ang mga uso at panlasa ng mga Hapon.

Hindi ba mas mabuting gumawa ng maliliit na pagbabago sa pagpupulong sa umaga ayon sa pangangailangan, upang ito ay magpatuloy sa pangmatagalan?
Habang isinasagawa namin ang aming mga pagpupulong sa umaga nang may kaunting pagkamalikhain at katusuhan, hindi ako sigurado kung ito ang tamang pamamaraan, ngunit ibinahagi ko ito sa pag-asang makapagbigay ito ng ilang kapaki-pakinabang na tip kung paano ninyo isinasagawa ang inyong sariling mga pagpupulong sa umaga.